Coördinator administratieve organisatie

Lastige vraagstukken met betrekking tot de administratieve organisatie? Jij regelt het!

Werk om trots op te zijn

In deze functie voer je de werkzaamheden uit met betrekking tot de financiële administratie en interne rapportages en ben je ook verantwoordelijk voor de coördinatie ervan. Je bent het centrale aanspreekpunt voor vraagstukken rondom de administratieve organisatie. Je verzorgt deze administratie voor de afdeling Outillage, Opleidingen, het Werkplekbeveiligingsbureau, de staf en voor het management. Je vraagt offertes op en maakt bestellingen aan voor alle middelen en opleidingen van Incidentenbestrijding (ICB). Dit doe je in teamverband met de medewerkers Outillage, coördinator Opleidingen en binnen het team Administratie & Ondersteuning.
 
Andere werkzaamheden waar je aan kunt denken:
•    Eerste aanspreekpunt voor vraagstukken administratieve organisatie (AO)
•    In kaart brengen en beheren aanbestedingsdossiers
•    Verder ontwikkelen AO (handboek / procesbeschrijvingen maken)
•    Archiveren en beheren AO-gerelateerde dossiers en processen
•    Ondersteunen registratievraagstukken van stafdossiers (SOS-meldingen, planvorming)
•    Verantwoordelijk voor het facturatieproces

Wij zoeken een medewerker die verantwoordelijkheid neemt, zorgvuldig werkt, betrouwbaar en klantgericht overkomt. Daarnaast is het hebben van operationele kennis een pré. Het kunnen vertalen van de administratie en ondersteuning naar de dagelijkse operatie en andersom. Dit versterkt de relatie met de interne klanten ProRail-breed die de buitensituatie en bijbehorende dynamiek niet goed kennen.

Jouw plek

We bieden graag ruimte aan iedereen. Daarbij zien we talent als basis en diversiteit als kracht om samen betere resultaten te behalen. Voor jou als Coördinator administratieve organisatie is er plek op de afdeling Administratie & ondersteuning bij Incidentenbestrijding. Je bent onderdeel van een team van drie mensen die zorgen dat de administratieve afhandeling van zaken binnen de afdeling ICB vlot verlopen. ICB is de organisatie die er preventief en repressief voor zorgt dat incidenten op het spoor voorkomen of opgelost worden. Daarvoor moeten middelen worden besteld, aanbestedingen worden aangegaan, contracten worden opgesteld en facturen worden betaald. In dit werkveld zorg jij ervoor dat in nauw samenspel met de middelenbeheerders, de controller en de eindgebruiker dit proces soepel verloopt. 

Jouw arbeidsvoorwaarden

• Een bruto maandsalaris tussen € 2.933,- en € 4.157,- obv 36 uur per week, schaal 6. 
• 170 vrije uren én de optie om tot 4 weken verlof bij te kopen vanuit jouw IKB.
• Een NS-Business Card met TreinVrij of vaste kilometervergoeding (€ 0,19 per kilometer onbelast bij maximaal 70 Kilometer retour per dag).
• Een persoonlijk ontwikkelbudget tot € 1.000,- per jaar. Ontwikkelen is bij ProRail de normaalste zaak.
• 13,61% van jouw brutosalaris in de vorm van een Individueel KeuzeBudget (IKB). Aan jou de keuze waar je dit voor inzet. Dit budget is inclusief 8% vakantietoeslag en 3,25% decemberuitkering. 
• Een pensioenregeling bij pensioenfonds Rail & OV. 

Jouw inbreng

Bij ProRail vinden wij het belangrijk dat jij gewoon jezelf kan zijn. Daarom zijn wij benieuwd naar wie jij bent. Voor deze vacature breng je sowieso mee:

• Een MBO4 diploma.
• Minstens 3 jaar relevante werkervaring.
• Van nature houdt je overzicht, coördineert en delegeert en coacht waar nodig.
• Je werkt zorgvuldig en voelt je verantwoordelijk voor jouw taken en pakt zaken proactief op.
• Affiniteit met het werken met systemen (SAP, Procu-Base, Vendorlink).

Jouw sollicitatie

Wil je als Coördinator administratieve organisatie werken aan de toekomst van Nederland én aan die van jezelf? Solliciteer voor 11 april. Toch eerst nog een vraag? Stel deze gerust aan Aart van den Brink via aart.vandenbrink@prorail.nl. Voor inhoudelijke vragen kun je contact opnemen met de Teus de Kruijf via teus.dekruijf@prorail.nl.

Binnen 10 dagen na de sluitingsdatum krijg je onze reactie.