Directiesecretaresse assetmanagement

Jij zorgt voor structuur, overzicht en rust in de dagelijkse hectiek.

Werk om trots op te zijn

In deze spilfunctie zorg je voor structuur, overzicht en rust in de dagelijkse hectiek. Je krijgt energie van een afwisselende baan en bent een type dat graag de handen uit de mouwen steekt. Prioriteiten stellen en oplossingsgericht samenwerken kenmerken jouw werkwijze. Je hebt een zelfstandige functie, maar werkt nauw samen met de andere secretaresse van de directeur assetmanagement. Waar nodig stemmen jullie werkzaamheden onderling met elkaar af en vervangen jullie elkaar. 

Daarnaast houd jij je onder andere bezig met het volgende:

• Het voeren van gedegen en complex agendabeheer, documentenbeheer en organisatorische ondersteuning voor de directeur assetmanagement dagelijkse operatie.  Het is voor jou geen probleem om op basis van summiere aanwijzingen acties uit te zetten en de juiste collega’s te betrekken.
• Het zelfstandig maken van planningen en actielijsten en het bijhouden hiervan.
• Het assisteren bij interne processen zoals archivering en openbaarmaking van documenten. Dit ter voorbereiding van deze bijeenkomsten. En je zorgt ervoor dat de directeur over alle nodige informatie en adviezen beschikt.
• Het beheren van de mailbox, uitzetten van acties en versturen van reacties.
• Het plannen en organiseren van overleggen, bijeenkomsten en andere verzoeken. Denk hierbij ook aan het regelen van vergaderlocaties, catering en ontvangen van bezoek. 
• Het behandelen van diverse niet-routinematige vragen en verzorgen van in- en externe correspondentie.

Jouw plek

We bieden graag ruimte aan iedereen. Daarbij zien we talent als basis en diversiteit als kracht om samen betere resultaten te behalen. Als directiesecretaresse assetmanagement ben je samen met een collega directiesecretaresse verantwoordelijk voor het ondersteunen van twee directeuren assetmanagement. Elke secretaresse is verantwoordelijk voor de ondersteuning van één van de directeuren. Voor jou is dat de directeur assetmanagement dagelijkse operatie. Deze vacature is voor minimaal 32 uur per week.

Jouw arbeidsvoorwaarden

• Een brutomaandsalaris tussen € 3.308,- en € 4.522,- o.b.v. 36 uur per week, schaal 6.
• 13,61% van jouw brutosalaris in de vorm van een Individueel Keuze Budget (IKB). Aan jou de keuze waar je dit voor inzet. Dit budget is inclusief 8% vakantietoeslag en 3,25% decemberuitkering.
• 170 vrije uren én de optie om tot 4 weken verlof bij te kopen vanuit jouw IKB.
• Een NS-Business Card met Treinvrij of kilometervergoeding (€ 0,21 per kilometer onbelast bij maximaal 70 kilometer retour per dag).
• Een persoonlijk ontwikkelbudget tot € 1.000,- per jaar. Ontwikkelen is bij ProRail de normaalste zaak.

Jouw inbreng

Bij ProRail vinden wij het belangrijk dat jij gewoon jezelf kan zijn. Daarom zijn wij benieuwd naar wie jij bent. Als directiesecretaresse assetmanagement breng je sowieso mee:

• Minimaal een afgeronde mbo-4-opleiding en meerdere jaren ervaring in een soortgelijke secretariële functie.
• Je bent helemaal thuis in het MS Office-pakket (Word, Teams, SharePoint, Excel en PowerPoint) en weet goed om te gaan met vertrouwelijke documenten.
• Je bent accuraat, je hebt de zaken op orde en ook onder druk behoud je het overzicht.
• Je herkent je in kwaliteiten als doortastend, flexibel, betrouwbaar en samenwerkingsgericht.
• Je bent organisatiesensitief en hebt gevoel voor politieke verhoudingen. Je weet hoe de verschillende stakeholders moeten worden benaderd. 

Jouw sollicitatie

Wil je als directiesecretaresse assetmanagement werken aan de toekomst van Nederland én aan die van jezelf? Solliciteer vóór 15 maart 2023. Toch eerst nog een vraag? Stel deze gerust aan Steven de Jong via steven.dejong@prorail.nl. Voor inhoudelijke vragen kun je contact opnemen met Vera de Groote via vera.degroote@prorail.nl. 

Binnen 10 dagen na de sluitingsdatum krijg je onze reactie. Een e-assessment is onderdeel van de procedure.