Directiesecretaresse met afdelingscoördinator rol

Jij: directiesecretaresse met afdelingscoördinator rol, die zaken zelfstandig aanpakt en overzicht houdt in hectiek.

Werk om trots op te zijn

Als directiesecretaresse met afdelingscoördinator rol zorg jij voor efficiënte en effectieve ondersteuning van de directeur en het team van de afdeling Strategie & Ontwikkeling van ProRail. Gezien de complexe en vertrouwelijke thema’s van de directeur, die zij uitvoert in opdracht van de Raad van Bestuur, staat discretie hoog in het vaandel. Goed contact met de directiesecretaresses van de Raad van Bestuur en de ExCo is hierbij van groot belang. Je goed ontwikkelde organisatiebewustzijn is een belangrijke voorwaarde voor het succesvol kunnen uitoefenen van deze functie. Je begrijpt waar de directeur in haar werk mee bezig is. Waardoor je vaak aan een half woord genoeg hebt en je prioriteiten op basis van eigen inzicht kunt stellen. Hierbij ben je proactief en toon je eigen initiatief. Zodat je optimaal kunt ondersteunen in een vaak hectische en snel veranderende omgeving. 

Als directiesecretaresse met afdelingscoördinator rol houd je je onder andere bezig met:

• Het foutloos prioriteren en plannen van complex agendabeheer.
• Mailbox screenen, prioriteren en waar mogelijk afhandelen of acties uitzetten, verwerken en archiveren.
• Beheer van de HR en financiële processen van de afdeling.
• (Telefonische) contacten onderhouden met interne en externe stakeholders en relaties.
• Het bewaken van de planning en attenderen op nakoming van actiepunten uit diverse overleggen.
• Zelfstandig processen en procedures opstarten.
• Verbeteringen voorstellen en eventueel uitvoeren.

Als directiesecretaresse met afdelingscoördinator rol ben je de spin in het web van de afdeling. Je bent verantwoordelijk voor het uitvoeren en verbeteren van diverse processen binnen de afdeling. Je zorgt voor efficiency, compliancy, kwaliteitsborging en continue verbetering van deze processen. Daarbij is het van belang dat je kennis hebt van zowel financiële, HR en inkoop processen en procedures. Denk hierbij ook aan het voorbereiden van “in gesprek” cycli, het bijhouden van overzichten van de staffing van alle mensen, het bijhouden van het winkelwagen- en factureringsproces, het bijhouden van overzichten van alle externe ondersteuning die plaatsvindt.

Jouw plek

We bieden graag ruimte aan iedereen. Daarbij zien we talent als basis en diversiteit als kracht om samen betere resultaten te behalen. Voor jou als directiesecretaresse met afdelingscoördinator rol is er plek op de afdeling  Strategie en Ontwikkeling. Dit is de business partner van de lijn bij de advisering van de strategie van ProRail, de realisatie van continu verbeteren en het implementeren van strategische veranderingen.

We staan klaar voor elkaar en houden elkaar scherp. We stimuleren lerend vermogen in de organisatie en zoeken dit ook bij elkaar. We zien elkaar maandelijks met een teamoverleg en informeel (borrel)-moment.

 

Jouw arbeidsvoorwaarden

• Een brutomaandsalaris tussen € 3307,- en € 4521,- o.b.v. 36 uur per week, schaal 6.
• Direct een vast contract. Wij hebben vertrouwen in jou.
• Wij werken hybride, waardoor jij samen met je team, bepaalt wanneer je thuis of op kantoor werkt.
• Een NS-Business Card met TreinVrij of kilometervergoeding (€ 0,21 per kilometer onbelast bij maximaal 70 kilometer retour per dag).
• Een persoonlijk ontwikkelbudget tot € 1.000,- per jaar. Ontwikkelen is bij ProRail de normaalste zaak.
• 13,61% van jouw brutosalaris in de vorm van een Individueel KeuzeBudget (IKB). Aan jou de keuze waar je dit voor inzet. Dit budget is inclusief 8% vakantietoeslag en 3,25% decemberuitkering.

Jouw inbreng

Bij ProRail vinden wij het belangrijk dat jij gewoon jezelf kan zijn. Daarom zijn wij benieuwd naar wie jij bent. Als directiesecretaresse met afdelingscoördinator rol breng je sowieso mee:

• Hbo-werk- en -denkniveau en (ruime) ervaring in een soortgelijke functie.
• Uitstekende kennis van de Nederlandse taal.
• Kennis van Office 365 (Outlook), Teams, SharePoint en Onedrive.
• Proactiviteit, en helder in de communicatie.
• Een spin in het web die beschikt over een helicopterview, die zelfstandig en ook heel goed kan samenwerken.
• Koelbloedigheid, zodat jij ook onder druk en in hectiek effectief handelt.

Jouw sollicitatie

Wil je als directiesecretaresse met afdelingscoördinator rol werken aan de toekomst van Nederland én aan die van jezelf? Solliciteer voor 14 juni. Toch eerst nog een vraag? Stel deze gerust aan Joris van Leeuwaarden via Joris.vanLeeuwaarden@prorail.nl. Voor inhoudelijke vragen kun je contact opnemen met Annemieke Reijngoud via Annemieke.Reijngoud@prorail.nl.

Binnen 10 dagen na de sluitingsdatum krijg je onze reactie. De eerste gespreksronde staat gepland in de 1e en 2e week na de sluitingsdatum. Uitgenodigd voor een kennismakingsgesprek? Dan vragen we je thuis een online assessment te maken als aanvulling op je cv en motivatie.