Managementassistent Communicatie & Externe Betrekkingen

Jij zorgt voor structuur, overzicht en rust in de dagelijkse hectiek.

Werk om trots op te zijn

ProRail zoekt een ervaren managementassistent die graag de handen uit de mouwen steekt op onze dynamische afdeling Communicatie & Externe Betrekkingen. Jij weet raad met complexe en steeds wijzigende agenda’s en kunt prioriteiten stellen. Het vooruit en meedenken vind jij interessant en je durft beslissingen te nemen. Je hebt een zelfstandige functie en werkt ook nauw samen met de twee andere (directie)secretaresses van het MT Communicatie & Externe Betrekkingen.  

In deze functie ben je verantwoordelijk voor:

• De ondersteuning van maximaal twee afdelingsmanagers. Je beheert de agenda van degenen die je ondersteunt en daarbij onderhoud je een relevant relatienetwerk met teamleden en overige interne en externe contacten.
• Vanuit gesprekken, mail en post filter je zelfstandig de informatie en contacten die voor jouw afdelingsmanager relevant zijn. De overige vragen handel je zelfstandig af.
• Je bewaakt de acties die jouw afdelingsmanager moet uitvoeren en zet deze zo mogelijk zelf in gang.
• Daarnaast ondersteun je ook de afdeling bij bijvoorbeeld het organiseren van afdelingsbijeenkomsten, bijeenkomsten met externe relaties en het organiseren en plannen van de crisiscommunicatie.
• Wat er ook bij hoort, is het regelen van cadeautjes, bestellen van bloemen, beheer van huisstijl producten als relatiegeschenken en bedrijfskleding en verwerking van financiële opdrachten. En geef je nieuwe collega’s een warm welkom door te zorgen dat de voorbereiding voor de indiensttreding soepel verloopt.  

Samen met de andere (directie)secretaresses vorm je een hecht team en samen zorg je er voor dat zaken soepel en goed verlopen en vervang je elkaar bij afwezigheid. Jullie geven samen vorm aan de dienstverlening op het secretariaat en bouwen deze samen verder uit. Voor toekomstige nieuwe werkwijzen sta jij open. Het gaat hier om een functie voor 32-36 uur per week.

Jouw plek

Als managementassistent bij de afdeling Communicatie & Externe Betrekkingen ben je samen met twee andere (directie)secretaresses verantwoordelijk voor het ondersteunen van vier MT leden. Communicatie & Externe Betrekkingen met ruim 100 communicatieprofessionals bestaat uit de volgende afdelingen: Omgevingscommunicatie, Media & Creatie, Externe Betrekkingen en Corporate Advies. We werken hybride, dus vanuit Utrecht, onze vier regiokantoren en vanuit huis. Voor deze functie is het belangrijk dat je minimaal 2 dagen per week op kantoor bent in Utrecht. 

Jouw arbeidsvoorwaarden

• Een bruto maandsalaris tussen € 3.033,- en € 4.100,- bruto per maand o.b.v. 36 uur per week, schaal 5.
• Direct een vast contract. Wij hebben vertrouwen in jou. 
• Minimaal 2 a 3 dagen per week werk je op kantoor in Utrecht, de rest in hybride vorm.
• Een NS-Business Card met TreinVrij of kilometervergoeding (€ 0,21 per kilometer onbelast bij maximaal 70 kilometer retour per dag).
• Een persoonlijk ontwikkelbudget tot € 1.000,- per jaar. Ontwikkelen is bij ProRail de normaalste zaak.
• 13,61% van jouw brutosalaris in de vorm van een Individueel KeuzeBudget (IKB). Aan jou de keuze waar je dit voor inzet. Dit budget is inclusief 8% vakantietoeslag en 3,25% decemberuitkering.

Jouw inbreng

Bij ProRail vinden wij het belangrijk dat jij gewoon jezelf kan zijn. Daarom zijn wij benieuwd naar wie jij bent. Als managementassistent breng je sowieso mee:

• Minimaal een afgeronde mbo-4 opleiding en meerdere jaren ervaring in een soortgelijke secretariële functie.
• Je bent helemaal thuis in het MS Office-pakket (Word, Teams, SharePoint, Excel en PowerPoint) en weet goed om te gaan met vertrouwelijke documenten.
• Je bent accuraat, je hebt de zaken op orde en ook onder druk behoud je het overzicht.
• Je herkent je in kwaliteiten als doortastend, flexibel, betrouwbaar en samenwerkingsgericht.
• Je bent organisatiesensitief en hebt gevoel voor politieke verhoudingen. Je weet hoe de verschillende stakeholders moeten worden benaderd.

Jouw sollicitatie

Wil je als managementassistent Communicatie & Externe Betrekkingen werken aan de toekomst van de duurzame mobiliteit in Nederland én aan die van jezelf? Solliciteren kan tot en met zondag 25 juni 2023. Toch eerst nog een vraag? Stel deze gerust aan Roos Bleijenburg via roos.bleijenburg@prorail.nl. Voor inhoudelijke vragen kun je contact opnemen met Inés Plasmans-Levert, directeur Communicatie & Externe Betrekkingen via ines.plasmans@prorail.

Spoedig na de sluitingsdatum krijg je onze reactie. De eerste gesprekken staan gepland op donderdagochtend 29 juni 2023.
Een e-assessment maakt eventueel onderdeel uit van de procedure.

Let op: Bij voldoende kwalitatief goede reacties, kan het zijn dat de vacature eerder wordt gesloten. Sollicitaties die daarna nog binnenkomen, kunnen helaas niet meer worden meegenomen in de procedure.