Managementassistent(e)

Jij zorgt voor structuur, overzicht en rust in de dagelijkse hectiek.

Werk om trots op te zijn

ProRail zoekt een ervaren managementassistent die graag de handen uit de mouwen steekt op onze afdeling HRM. Jij weet raad met complexe en steeds wijzigende agenda’s en kunt prioriteiten stellen. Het vooruit en meedenken vind jij interessant en je durft beslissingen te nemen. Je hebt een zelfstandige functie en werkt ook nauw samen met de twee andere (directie)secretaresses van het HRM.  

In deze functie ben je verantwoordelijk voor:

• De ondersteuning van twee afdelingsmanagers. Je beheert de agenda van degenen die je ondersteunt en daarbij onderhoud je een relevant relatienetwerk met teamleden en overige interne en externe contacten.
• Vanuit gesprekken, mail en post filter je zelfstandig de informatie en contacten die voor jouw afdelingsmanager relevant zijn. De overige vragen handel je zelfstandig af.
• Je bewaakt de acties die jouw afdelingsmanager moet uitvoeren en zet deze zo mogelijk zelf in gang.
• Daarnaast ondersteun je ook de afdeling bij bijvoorbeeld het organiseren van afdelingsbijeenkomsten, het plannen van sollicitatiegesprekken en bijeenkomsten met externe relaties en het organiseren en plannen van de crisiscommunicatie.
• Wat er ook bij hoort, is het regelen van cadeautjes, bestellen van bloemen, beheer van huisstijl producten als relatiegeschenken en bedrijfskleding en verwerking van financiële opdrachten. En geef je nieuwe collega’s een warm welkom door te zorgen dat de voorbereiding voor de indiensttreding soepel verloopt.  

Samen met de directiesecretaresse en andere managementassistente vorm je een hecht team en samen zorg je er voor dat zaken soepel en goed verlopen en vervang je elkaar bij afwezigheid. Jullie geven samen vorm aan de dienstverlening op het secretariaat en bouwen deze samen verder uit. Voor toekomstige nieuwe werkwijzen sta jij open. Het gaat hier om een functie voor 32-36 uur per week.

Jouw plek

We bieden graag ruimte aan iedereen. Daarbij zien we talent als basis en diversiteit als kracht om samen betere resultaten te behalen. Voor jou als managementassistent(e) is er plek op de afdeling HRM. De ambitie van HRM is dat ProRail een fantastische organisatie is om in te werken. Een organisatie die mensgericht is en waar bevlogenheid ruimte en mogelijkheden krijgt. Samen met zo’n 80 HRM collega’s zet jij je hier dagelijks voor in.

Jouw arbeidsvoorwaarden

• Een brutomaandsalaris tussen € 3.032,- en € 4.099,- o.b.v. 36 uur per week, schaal 5.
• Direct een vast contract. Wij hebben vertrouwen in jou.
• Wij werken hybride, waardoor jij, samen met je team, bepaalt wanneer je thuis of op kantoor werkt.
• Een NS-Business Card met TreinVrij of kilometervergoeding (€ 0,21 per kilometer onbelast bij maximaal 70 kilometer retour per dag).
• Een persoonlijk ontwikkelbudget tot € 1.000,- per jaar. Ontwikkelen is bij ProRail de normaalste zaak.
• 13,61% van jouw brutosalaris in de vorm van een Individueel KeuzeBudget (IKB). Aan jou de keuze waar je dit voor inzet. Dit budget is inclusief 8% vakantietoeslag en 3,25% decemberuitkering. 
• 170 vrije uren én de optie om tot 4 weken verlof bij te kopen vanuit jouw IKB.

Jouw inbreng

Bij ProRail vinden wij het belangrijk dat jij gewoon jezelf kan zijn. Daarom zijn wij benieuwd naar wie jij bent. Als managementassistent(e) breng je sowieso mee:

• Minimaal een afgeronde mbo-4 opleiding en meerdere jaren ervaring in een soortgelijke secretariële functie.
• Je bent helemaal thuis in het MS Office-pakket (Word, Teams, SharePoint, Excel en PowerPoint) en weet goed om te gaan met vertrouwelijke documenten.
• Je bent accuraat, je hebt de zaken op orde en ook onder druk behoud je het overzicht.
• Je herkent je in kwaliteiten als doortastend, flexibel, betrouwbaar en samenwerkingsgericht.
• Je bent organisatiesensitief en hebt gevoel voor politieke verhoudingen. Je weet hoe de verschillende stakeholders moeten worden benaderd.

Jouw sollicitatie

Wil je als managementassistent(e) werken aan de toekomst van Nederland én aan die van jezelf? Solliciteer uiterlijk tot 20 september. Toch eerst nog een vraag? Stel deze gerust aan Joost van der Wende via joost.vanderwende@prorail.nl. Voor inhoudelijke vragen kun je contact opnemen met Sanne van Huussen via sanne.vanhuussen@prorail.nl.

Spoedig na de sluitingsdatum krijg je onze reactie. De gesprekscarrousel staat gepland op 25 september. Tijdens de carrousel voer je twee gesprekken. Het eerste gesprek is met de recruiter en één van de afdelingsmanagers. Het tweede gesprek is met één van de collega’s en een andere afdelingsmanager. Uitgenodigd voor de carrousel? Dan vragen we je thuis een online assessment te maken als aanvulling op je cv en motivatie.