Managementondersteuner

Jij bent een een kei in plannen en organiseren en weet de juiste prioriteiten te stellen.
 

Werk om trots op te zijn

We zijn op zoek naar een managementondersteuner voor de ondersteuning van 3 afdelingsmanagers en diverse werkzaamheden voor de afdeling Leefomgeving, Juridische zaken en Vastgoed (LJV).
Samen met vier managementsecretaresses zorg je er voor dat het secretariaat soepel functioneert. 
In jouw rol als management ondersteuner ondersteun je 3 afdelingsmanagers in alle werkzaamheden die zij nodig hebben. Deze bestaan uit secretariële, administratieve, facilitaire en organisatorische werkzaamheden, zowel uitvoerend als waar mogelijk ook inhoudelijk.

Werkzaamheden waar je aan kunt denken zijn: 

• Het plannen van afspraken en ook klantcontacten. Het is belangrijk dat je zorgzaam bent, makkelijk contact legt en een creatieve mindset hebt. 
• Je hebt de hele dag contact met zowel klanten als collega’s. Je bent voor iedereen bereikbaar, weet de contacten goed warm te houden en daarnaast ben je graag de verbindende factor binnen de afdeling.
• Postafhandeling, het deelnemen in 3 werkgroepen (Kennisdeling, Legal Academy en Huisvesting), het coördineren van kennismakingsprocessen voor nieuwe medewerkers en overige organisatorische werkzaamheden voor de afdelingen.

Deze functie is voor 32 – 36 uur per week, waarbij we hybride werken, deels op kantoor in Utrecht en deels vanuit huis.

Jouw plek

We bieden graag ruimte aan iedereen. Daarbij zien we talent als basis en diversiteit als kracht om samen betere resultaten te behalen. Voor jou als managementondersteuner is er een functie op de afdeling Leefomgeving, Juridische zaken en Vastgoed (LJV).
De vakgroep Secretariaat LJV is zelfsturend, valt rechtstreeks onder de Manager LJV en is verantwoordelijk voor het coördineren, structureren en organiseren van werkzaamheden die bijdragen aan de realisatie van de project- en/of procesdoelstellingen, uiteraard in verbinding en zo duurzaam mogelijk. Daarbij horen begrippen zoals aanjagen, overzicht creëren en uitvoering. Het staat voor betrokkenheid, een kritische houding, toegankelijkheid en deskundigheid en wil een zichtbare afdeling zijn die optimaal wordt benut met een uitmuntend resultaat.

Jouw arbeidsvoorwaarden

• Een bruto maandsalaris tussen € 2.658,- en € 3.725 obv 36 uur per week, schaal 5.
• Direct een vast contract. Wij hebben vertrouwen in jou. 
• Een hybride werkomgeving. Inclusief een thuiswerkvergoeding van € 2,- per dag.
• 170 Vrije uren én de optie om tot 4 weken verlof bij te kopen vanuit jouw IKB.
• Een NS-Business Card met TreinVrij of vaste kilometervergoeding (€ 0,19 per kilometer onbelast bij maximaal 70 Kilometer retour per dag).
• Een persoonlijk ontwikkelbudget tot € 1.000,- per jaar. Ontwikkelen is bij ProRail de normaalste zaak.
• 13,61% Van jouw brutosalaris in de vorm van een Individueel KeuzeBudget (IKB). Aan jou de keuze waar je dit voor inzet. Dit budget is inclusief 8% vakantietoeslag en 3,25% decemberuitkering. 

Jouw inbreng

Bij ProRail vinden wij het belangrijk dat jij gewoon jezelf kan zijn. Daarom zijn wij benieuwd naar wie jij bent. Voor deze vacature breng je sowieso mee:

• Een afgeronde MBO 4 opleiding en ervaring in een soortgelijke management ondersteunende functie.
• Een proactieve, professionele en leergierige houding. 
• Goede kennis van het MS Office pakket (Word, Teams en Sharepoint en kennis van Excel, Powerpoint).
• Je bent accuraat en kunt goed omgaan met vertrouwelijke stukken. Je hebt de zaken op orde en ook onder druk behoud je het overzicht.
• Je herkent je in kwaliteiten als doortastend, flexibel, betrouwbaar en samenwerkingsgericht.

Jouw sollicitatie

Wil je als managementondersteuner werken aan de toekomst van Nederland én aan die van jezelf? Solliciteer voor 11 april 2022. Toch eerst nog een vraag? Stel deze gerust aan Roos Bleijenburg via Roos.bleijenburg@prorail.nl. 

Spoedig na de sluitingsdatum krijg je onze reactie. De eerste gespreksronde staat gepland in de week van 18 april. Na uitnodiging voor het vervolggesprek vragen we je eventueel thuis een online assessment te maken als aanvulling op je cv en motivatiebrief.