Directiesecretaresse Projecten

ProRail is op zoek naar een doortastende directiesecretaresse die de directeur Projecten optimaal ondersteunt. De directeur Projecten is verantwoordelijk voor alle bouwprojecten van ProRail op, onder en over het spoor, van start tot oplevering. Daarnaast geeft zij leiding aan meer dan 700 projectmedewerkers en is zij lid van de ExCo. In deze dynamische omgeving vervul jij als directiesecretaresse een sleutelrol door te zorgen voor overzicht, structuur en continuïteit.

Je bent de verbindende factor in de dagelijkse hectiek en weet rust te brengen door scherp te plannen, te organiseren en vooruit te denken. Je werkt zelfstandig, maar staat in nauw contact met andere directiesecretaresses, de bestuursstaf en het MT Projecten. Dankzij jouw proactieve houding kan de directeur zich volledig richten op haar verantwoordelijkheden.

Onder jouw taken vallen onder andere:

• Complex agendabeheer en het plannen, organiseren en voorbereiden van vergaderingen.
• Verzorgt en coördineert projectcommunicatie via onder andere SharePoint (focuspagina), met als doel collega’s actief te informeren over lopende ontwikkelingen. Haalt relevante informatie op, deelt deze tijdig en fungeert als proactief aanspreekpunt.
• Bewaakt de afhandeling van inkomende en uitgaande correspondentie en ziet erop toe dat vragen correct en tijdig worden beantwoord.
• Structureert, beheert en archiveert informatie en documentatie, zodat afspraken en bijbehorende stukken overzichtelijk, vindbaar en toegankelijk zijn.
• Bewaakt vervolgacties en deadlines en zorgt ervoor dat benodigde informatie tijdig beschikbaar is voor betrokkenen.
• Treedt op met een professionele en representatieve houding en fungeert als visitekaartje van het project en de organisatie.

Bij ProRail geloven we dat we samen het beste resultaat bereiken door ruimte te bieden aan ieders talent. Diversiteit zien we daarbij als een kracht: verschillende perspectieven, achtergronden en ervaringen maken ons sterker en innovatiever. We creëren een werkomgeving waarin iedereen zich welkom, gehoord en gewaardeerd voelt, en waarin je jezelf kunt zijn.

Als directiesecretaresse maak je onderdeel uit van de staf van de directie Projecten. Je werkt in het hart van de organisatie, dicht op de besluitvorming en in een dynamische omgeving met grote maatschappelijke impact. Samen met collega’s uit de directie, het MT Projecten, de bestuursstaf en andere (directie)secretaresses draag je bij aan het soepel functioneren van de directie Projecten en daarmee aan het realiseren van de bouw- en infraprojecten van ProRail.

• Een brutomaandsalaris tussen € 3.698,- tot € 4.911,- o.b.v. 36 uur per week, schaal 6.
• Wij werken hybride, waardoor jij samen met je team, bepaalt wanneer je thuis of op kantoor werkt.
• Een NS-Business Card met TreinVrij of kilometervergoeding (€ 0,23 per kilometer onbelast bij maximaal 120 kilometer retour per dag).
• Een persoonlijk ontwikkelbudget tot € 1.000,- per jaar. Ontwikkelen is bij ProRail de normaalste zaak.
• 13,61% van jouw brutosalaris in de vorm van een Individueel KeuzeBudget (IKB). Aan jou de keuze waar je dit voor inzet. Dit budget is inclusief 8% vakantietoeslag en 3,25% decemberuitkering. 
• 170 vrije uren én de optie om tot 4 weken verlof bij te kopen vanuit jouw IKB. 

Wij kozen voor een kleine selectie uit onze arbeidsvoorwaarden. Maar we bieden je meer. Voor alle arbeidsvoorwaarden en onze CAO klik hier.

Bij ProRail vinden wij het belangrijk dat jij gewoon jezelf kan zijn. Daarom zijn wij benieuwd naar wie jij bent. Als directiesecretaresse breng je sowieso mee:

• Minimaal een afgeronde mbo-4 opleiding en meerdere jaren ervaring in een soortgelijke (directie)secretariële functie.
• Je bent helemaal thuis in het MS Office-pakket (Word, Teams, SharePoint, Excel en PowerPoint) en weet goed om te gaan met vertrouwelijke documenten.
• Je bent accuraat, je hebt de zaken op orde en ook onder druk behoud je het overzicht.
• Je herkent je in kwaliteiten als doortastend, flexibel, betrouwbaar en samenwerkingsgericht.
• Je bent organisatiesensitief en hebt gevoel voor politieke verhoudingen. Je weet hoe de verschillende stakeholders moeten worden benaderd. 

Wil je als directiesecretaresse werken aan de toekomst van Nederland én aan die van jezelf? Solliciteer voor 9 februari. Toch eerst nog een vraag? Stel deze gerust aan Florian van Koningsbruggen via florian.vankoningsbr@prorail.nl. Voor inhoudelijke vragen kun je contact opnemen met Simone Vooijs via simone.vooijs@prorail.nl.
 
Binnen 5 dagen na de sluitingsdatum krijg je onze reactie. De gesprekken staan gepland op 13 of 17 februari. Uitgenodigd voor het kennismakingsgesprek? Dan kunnen we je vragen thuis een online assessment te maken als aanvulling op je cv en motivatie. Referentiecheck kan ook onderdeel uitmaken van deze procedure.

Bij de naam ProRail denken veel mensen in eerste instantie aan treinen. Toch zit het net even anders: we beheren de spoorwegnetwerken in Nederland. En wist je dat we in Nederland een van de drukste, betrouwbaarste en meest ingenieuze spoorwegnetwerken ter wereld kennen?

Hoe fijn is het dan ook dat we kunnen rekenen op onze ruim 5.000 diverse collega’s. Met elkaar houden we 7.000 kilometer spoor – en alles wat erbij komt kijken – veilig en in topconditie. Van mooie stations en een optimale dienstregeling tot goed onderhouden bruggen, tunnels, overgangen, wissels en seinen.