Welke gegevens kunnen wij van je verzamelen en verwerken?
Voor wervings- en selectiedoelen, zoals het behandelen van een sollicitatie, hebben we toegang tot persoonsgegevens nodig. Afhankelijk van de situatie kunnen we de volgende gegevens verwerken:
- Contactgegevens zoals naam, e-mailadres, huisadres en telefoonnummer.
- Gegevens die in je cv en motivatie staan zoals je geboortedatum, informatie over je opleiding en werkervaring en je foto.
- Andere gegevens die van belang kunnen zijn voor de beoordeling van jouw sollicitatie, bijvoorbeeld referenties en getuigschriften.
- De uitslag van eventuele tests en assessments die nodig zijn voor je sollicitatie.
- Digitale gegevens zoals je IP-adres, het type browser, de browsertaal en de datum en tijd van jouw online bezoek. Ook plaatsen we altijd noodzakelijke cookies op jouw computer, telefoon of tablet. Hiermee kunnen we de voorkeuren en gewoontes van onze bezoekers leren kennen. Die informatie helpt ons om onze dienstverlening te verbeteren. Andere cookies (zoals marketing-, voorkeuren- en statistiekcookies) plaatsen we alleen bij jouw akkoord. Meer informatie hierover lees je in ons cookiebeleid.
- Inhoud van (digitale) brieven, mails en formulieren die je invult op onze website.
Waar gebruiken wij deze gegevens voor?
Wij gebruiken je persoonsgegevens alleen voor wervings- en selectiedoelen. Bijvoorbeeld om je op de hoogte te houden van je sollicitatieproces, je te kunnen uitnodigen voor een gesprek, om benodigdheden toe te kunnen sturen voor een assessment dag, voor het op orde maken van de arbeidsovereenkomst of om jou een enquête* te sturen over je ervaringen met ons sollicitatieproces. Willen we jouw persoonlijke informatie voor andere doelen gebruiken? Dan melden we dat altijd. Je kunt dan altijd vooraf aangeven of je hier bezwaar tegen hebt.
*Voor het verbeteren van ons sollicitatieproces sturen wij op meerdere momenten in ons proces een vragenlijst. Wij vinden het namelijk belangrijk dat ons sollicitatieproces voor iedereen plezierig verloopt. En dat kunnen wij alleen maar meten door ernaar te vragen. Daarom vragen we jou geheel vrijblijvend en geheel anoniem feedback te geven op ons proces. Wil je dit niet dan doe je niet mee. Wij kunnen dat niet zien.
Wanneer en hoe lang bewaren wij jouw gegevens?
We hanteren meerdere bewaartermijnen voor verschillende situaties;
- Solliciteer je op de functie treinverkeersleider of regionaal verkeersleider? Dan bewaren we je gegevens maximaal 1 jaar na het afronden van je sollicitatie. Dit doen we omdat de online game en het e‑assessment die je maakt één jaar geldig zijn. Je kunt deze tests in dat jaar niet opnieuw doen. Door je gegevens te bewaren voorkomen we dat je de game of het e‑assessment per ongeluk opnieuw zou maken.
- Solliciteer op je op 1 van onze andere vacatures? Dan bewaren we je gegevens maximaal 28 dagen na het afronden van je sollicitatie.
- Geef je, na het afronden van je sollicitatie, toestemming om je gegevens op te nemen in onze talentpool? Dan bewaren we je gegevens langer, namelijk 1 jaar. een e‑mail met de vraag of we je gegevens nog een jaar mogen bewaren. Reageer je niet of schrijf jij te tussentijds uit, dan anonimiseren we je gegevens meteen.
- Ben jij door een ProRail-medewerker benaderd voor een vacature en heb je interesse? Dan kan deze medewerker jou bij de recruiter aandragen op die vacature. In dat geval bewarern wij je gegevens maximaal 28 dagen na het afronden van je sollicitatieproces. Wil je toch niet in aanmerking komen voor die vacature, dan kun je dat aangeven via mail die je ontving. We anonimiseren je gegevens dan direct. Meer informatie vind je in ons Via‑via‑programma.
- Schrijf jij je in voor onze job alert? Dan bewaren we je gegevens totdat je je uitschrijft. Elk jaar ontvang je een verlengingsmail. Als je daar niet op reageert, anonimiseren we je gegevens.
Na het verlopen van de bewaartermijnen
Wanneer de bewaartermijn voorbij is of wanneer jij je eerder uitschrijft, maken we je gegevens volledig anoniem. Dat betekent dat we niet meer kunnen zien dat de gegevens bij jou horen. Dit kunnen we ook niet ongedaan maken.
De anonieme gegevens gebruiken we alleen om ons sollicitatieproces te verbeteren, bijvoorbeeld door te meten hoeveel mensen op een vacature solliciteren of hoe lang het gemiddelde sollicitatieproces duurt. Deze data kunnen we niet meer koppelen aan personen of persoonsgegevens.
Mogen we jouw gegevens met anderen delen?
Zonder jouw toestemming geven wij je gegevens nooit door aan andere organisaties of personen. Behalve als dit écht nodig is voor jouw sollicitatie. Of als het wettelijk verplicht is. Wij kunnen jouw gegevens doorsturen aan anderen als:
- Je voor een sollicitatie een test of assessment moet maken of een medische keuring moet ondergaan. Wij geven jouw gegevens dan door aan het bedrijf dat in onze opdracht de test, het assessment of de keuring afneemt. Zij krijgen van ons alleen toegang tot de gegevens die nodig zijn om dit te kunnen doen. Ze mogen jouw gegevens niet voor een ander doel gebruiken.
- Wij volgens de wet verplicht zijn om jouw gegevens te delen.
Via-via-programma Baanbrekers
Onze medewerkers dragen regelmatig kandidaten uit hun netwerk aan op onze openstaande vacatures. En daar zijn wij blij mee. Om ze hiervoor te belonen en dit in goede banen te leiden richtten we hier een programma voor in, genaamd Baanbrekers. ProRail medewerkers kunnen via een speciaal daarvoor ingerichte pagina vacatures doorsturen naar mensen uit hun netwerk, bijvoorbeeld naar jou. Wij vragen ze dit alleen te doen met jouw nadrukkelijke toestemming. Hoe het werkt:
- Zij vullen jouw naam en e-mailadres in het aandraagformulier in en jij ontvangt een e-mail met daarin een de vacature die met jou besproken is.
- Wij slaan jouw gegevens veilig op en gebruiken deze alleen als je binnen 4 weken solliciteert en wordt aangenomen, daarna worden jouw gegevens geanonimiseerd. Alleen de recruiter kan jouw gegevens inzien en deze alleen gebruiken voor wervings- en selectiedoeleinden.
- Jouw aandrager ontvangt hier een beloning voor in de vorm van punten en kan daarmee een mooi cadeau uitzoeken in onze cadeaushop.
Jouw rechten
Je mag altijd een verzoek doen om jouw eigen gegevens in te zien, aan te passen of te (laten) verwijderen. Ook kun je bezwaar maken tegen het verwerken van jouw persoonsgegevens of vragen om het verwerken van jouw gegevens te beperken. Dit doe je door een verzoek in te dienen bij onze privacyfunctionaris via privacyfg@prorail.nl.
De privacyverklaring accepteren
Solliciteer je bij ons, dan ga je akkoord met de manier waarop wij met jouw gegevens omgaan. Dit doe je door in het sollicitatieformulier aan te vinken dat je onze privacyverklaring hebt gelezen. Ga je niet akkoord, dan kun je helaas niet solliciteren.
Wil je meer weten? Lees dan ons algemene privacy statement.
