Projectsecretaresse

Het projectteam draait op volle toeren door jouw secretariële en administratieve ondersteuning.

Werk om trots op te zijn

Als projectsecretaresse ben je verantwoordelijk voor de administratieve en secretariële ondersteuning van de projectteams. Je bent hierbij werkzaam in een veelzijdige werkomgeving met uiteenlopende werkzaamheden waarbij je veel werk uit handen neemt voor je collega’s binnen de projectteams. 

De werkzaamheden bestaan voornamelijk uit het plannen en organiseren van overleggen, waar ook gedegen agendabeheer voor nodig is. Je zorgt ervoor dat vooraf alle benodigde faciliteiten zijn geregeld. Je organiseert vergaderlocaties, catering en vervoer indien nodig. Daarnaast voer je het projectsecretariaat en help je de collega’s bijvoorbeeld bij het opstellen van opdrachten en bijbehorende formulieren.

Veel van deze werkzaamheden zijn gebonden aan deadlines, waardoor het van belang is dat je efficiënt en nauwkeurig werkt. We verwachten dat je verantwoordelijkheid kan dragen en zelfstandig bent in het uitvoeren van je taken. Daarnaast presenteer je jezelf op een representatieve manier en heb je een proactieve, klantgerichte en leergierige houding.       

Dit zijn je belangrijkste werkzaamheden:

• Het uitvoeren van informatie- en documentbeheer voor je projecten. Dit houdt in dat je documenten archiveert, scant en indien nodig verspreidt. 
• Het ondersteunen van de projectcoördinator en andere teamleden met diverse werkzaamheden.
• Het aanmelden en ontvangen van bezoekers, op professionele wijze.

Jouw plek

We bieden graag ruimte aan iedereen. Daarbij zien we talent als basis en diversiteit als kracht om samen betere resultaten te behalen. Voor jou als projectsecretaresse is er plek binnen de afdeling Projectbegeleiding in de bedrijfseenheid Projecten. Hier werken we aan alle uitbreidingen van het spoornet, de bouw van nieuwe stations, tunnels en viaducten, en de vervanging van overwegen. Samen met zo’n 300 collega’s werk je aan de mooiste projecten en draag je bij aan de veiligheid, de betrouwbaarheid en de optimale benutting van het landelijk spoorwegnet en het beheer van de 400 stations. Op dit moment zoeken we iemand voor minimaal 28 uur per week. Uiteraard is 32 of 36 uur ook bespreekbaar. De standplaats is Rotterdam.

Jouw arbeidsvoorwaarden

• Een brutomaandsalaris tussen € 2.874,- en € 3.766,- o.b.v. 36 uur per week, schaal 4.
• Direct een vast contract. Wij hebben vertrouwen in jou.
• Wij werken hybride, waardoor jij, samen met je team, bepaalt wanneer je thuis of op kantoor werkt.
• Een NS-Business Card met Treinvrij of kilometervergoeding (€ 0,21 per kilometer onbelast bij maximaal 70 kilometer retour per dag).
• Een persoonlijk ontwikkelbudget tot € 1.000,- per jaar. Ontwikkelen is bij ProRail de normaalste zaak.
• 13,61% van jouw brutosalaris in de vorm van een Individueel Keuze Budget (IKB). Aan jou de keuze waar je dit voor inzet. Dit budget is inclusief 8% vakantietoeslag en 3,25% decemberuitkering. 
• 170 vrije uren én de optie om tot 4 weken verlof bij te kopen vanuit jouw IKB.

Jouw inbreng

Bij ProRail vinden wij het belangrijk dat jij gewoon jezelf kan zijn. Daarom zijn wij benieuwd naar wie jij bent. Voor deze vacature breng je sowieso mee:

• Een klantgerichte en leergierige houding.
• Je hebt organisatietalent en gaat zelfstandig en daadkrachtig te werk.
• Mbo werk- en denkniveau en bij voorkeur werkervaring in een technische projectomgeving.
• Kennis van Sharepoint of de interesse om je erin te verdiepen.

Jouw sollicitatie

Wil je als projectsecretaresse werken aan de toekomst van Nederland én aan die van jezelf? Solliciteer uiterlijk op 13 februari 2023. Toch eerst nog een vraag? Stel deze gerust aan Bas van Bergen via bas.vanbergen@prorail.nl. Voor inhoudelijke vragen kun je contact opnemen met Pascale Broekman via pascale.broekman@prorail.nl 
 
Binnen 10 dagen na de sluitingsdatum krijg je onze reactie. Uitgenodigd voor het kennismakingsgesprek of vervolggesprek (keuze maken)? Dan vragen we je thuis een online assessment te maken als aanvulling op je cv en motivatie.