Achter betrouwbare data schuilt mensenwerk

In 2027 stapt ProRail over op een nieuw systeem voor het digitaal opslaan van informatie over spooronderdelen, zoals een wissel of een bovenleiding. Als product owner configuratiemanagement regelt Elmana Dekker dat deze verandering goed gaat. “Ik zorg ervoor dat het ontwikkelteam precies begrijpt wat de gebruikers willen.” 

Hoe Riley het werk van zijn moeder tekende

“Mijn zoon Riley heeft een rijdende trein en een los treinspoor getekend. Bij ProRail zorgen we er inderdaad voor dat treinen kunnen blijven rijden, dus dat klopt. Maar bij mijn werk als product owner configuratiemanagement komt zoveel meer kijken”, vertelt Elmana. “Ik werk met data over spooronderdelen, we noemen dat configuratiedata of infrastamdata. Daarin staat wat voor onderdeel het is, waar dat spooronderdeel precies ligt in Nederland en wat het doet.”

Data verandert

“Deze informatie is heel belangrijk voor ons werk. We gebruiken het voor onderhoud, maar ook voor nieuwbouw en uitbreiding van het spoor. Met goede en betrouwbare data kunnen we op tijd onderhoud doen en storingen voorkomen.” Als er toch een storing is, kan er snel worden gezien welk onderdeel de oorzaak is. “We zien ook waar het onderdeel ligt. Zo kan een monteur snel naar de juiste plek gaan. Ook kunnen we zien of een onderdeel oud is en vervangen moet worden.”

Daarom is het belangrijk dat de data altijd klopt en actueel is. Gegevens veranderen vaak. Denk aan een nieuw serienummer of garantie als een onderdeel is vervangen. Of aan de aannemer die verantwoordelijk is voor het onderhoud. “Met de juiste informatie kunnen we veilig en efficiënt werken zodat treinen kunnen blijven rijden.”

Wensen

Al deze data wordt nu opgeslagen in een slim systeem. In 2027 stapt ProRail over op een nieuw systeem. Elmana moet zorgen dat de verandering naar het nieuwe systeem goed gaat. Als product owner bedenkt ze wat daarvoor nodig is en bepaalt ze wat het belangrijkste is. “Ik bespreek de wensen en eisen voor het nieuwe systeem met de personen die het gaan gebruiken.”

Dat zijn o.a. vakdeskundigen, bouwmanagers, technische projectleiders, informatiespecialisten en aannemers. Bij elkaar ongeveer 1200 gebruikers. Sommigen werken bij ProRail, anderen werken samen met ProRail voor bijvoorbeeld de bouw van een nieuw spoor of station. “Daar komen veel data en documenten bij kijken, zoals bouwtekeningen. Ook die worden opgeslagen in het systeem.”

Ontwikkelteam

Elmana regelt dat de wensen van de gebruikers ook echt in het nieuwe systeem komen. ”Hiervoor werk ik samen met het ontwikkelteam: ik zorg ervoor dat het team precies begrijpt wat de gebruikers willen.” Het nieuwe systeem wordt in verschillende stappen ingevoerd. De eerste stap is dat het alles moet kunnen wat het huidige systeem kan. “Dat moet eind 2027 af. Daarna gaan we kijken hoe we het systeem mogelijk nog kunnen verbeteren.”

Het systeem waarmee ProRail nu werkt wordt door spoorcollega’s door heel Nederland gebruikt. Om te kijken hoe deze gebruikers het ervaren heeft Elmana een overzicht gemaakt. Hierin staan alle stappen die een gebruiker zet om door het systeem heen te gaan. “Want we kunnen natuurlijk wel zo'n mooi systeem neerzetten. Maar als mensen het moeilijk vinden of zeggen dat ze geen zin hebben om ermee te werken, wordt het nog geen succes.“

Treinplaat

Ze interviewde hiervoor veel gebruikers en deed onderzoek naar wat goed werkt en waar de knelpunten liggen. “Daar is echt een hele toffe ‘treinplaat’ uitgekomen. Daarop staan alle belangrijke inzichten uit het onderzoek. Hiermee zijn we ook het land in gegaan om een aantal keer te presenteren op verschillende afdelingen. Ik ben er wel heel trots op dat ik dat heb kunnen doen binnen ProRail.”

ProRail vindt ze sowieso een hele leuke organisatie om voor te werken. “Het is een grote organisatie: iedereen kent het. Een oud-collega van me werkte er al jaren en die was enthousiast. Het sprak me daarom erg aan om er ook aan de slag te gaan. Dat doe ik nog niet zo lang, sinds februari vorig jaar pas. Maar ik ben wel blij dat door het werk dat ik doe ook na 2027 alle data kan worden verwerkt in het nieuwe systeem. Op deze manier blijft het spoor veilig en Nederland bereikbaar.”